Excel: usar formato de celda condicional

Para cualquier persona que trabaje con Excel a diario, encontrar ciertos valores puede ser fácil. Sin embargo, cuando el número de entradas es muy grande y diverso, la visualización y el análisis en general pueden ser una tarea muy complicada. Para ayudarlo, vea en este tutorial cómo usar el formato condicional para hacer que sus hojas de cálculo sean más fáciles de entender mediante reglas y colores.

Usando colores

Para comenzar, debe seleccionar las celdas que recibirán el formato condicional que se aplicará. Luego, vaya al menú “Inicio”, busque el campo “Estilo” y haga clic en Formato condicional.

Hecho esto, aparece un nuevo menú que ofrece algunas opciones para resaltar los valores presentes en cada celda.

Son ellas:

Supongamos que desea resaltar los valores de su hoja de cálculo según una escala de colores. Para hacer esto, elija la opción “Escalas de color” y pase el mouse sobre cada una de las combinaciones para obtener una vista previa de sus efectos. Tan pronto como una opción sea de su agrado, simplemente selecciónela y se aplicará.

Creando reglas

Los colores utilizados siguen una regla predefinida por Excel, sin embargo, puede crear sus propias reglas. Antes de comenzar, seleccione nuevamente las celdas que recibirán la nueva regla, acceda al menú “Inicio”, haga clic en “Formato condicional” y seleccione “Nueva regla”.

En la ventana “Nueva regla de formato”, elija el tipo de regla que desea utilizar. Por ejemplo, desea que los números mínimos y máximos se resalten en función de los valores que determine. Para hacer esto, seleccione “Dar formato a todas las celdas según sus respectivos valores”.

Luego, elija el formato de color en “Estilo de formato”, defina valores para los campos “Mínimo” y “Máximo” y elija los colores que representarán las celdas resaltadas. Muy bien, haga clic en “Aceptar” para confirmar su formateo.

Editar reglas

Puede ser que la regla aplicada aún no sea perfecta, por lo que, seleccione las celdas deseadas, acceda nuevamente al menú “Formato condicional” y haga clic en “Administrar reglas”.

En la ventana “Administrador de reglas de formato condicional”, busque la regla que creó, selecciónela y haga clic en “Editar regla”. Con eso, aparece el campo “Editar regla de formato”. Realice los cambios y haga clic en “Aceptar” para confirmar. Seleccione “Aceptar” en la ventana anterior para editar su regla.

Borrar reglas

Ahora, es posible que desee borrar una regla aplicada a un conjunto de celdas a la vez. Para facilitar su trabajo, seleccione el área deseada, vaya al menú “Formato condicional”, coloque el mouse sobre “Borrar reglas” y elija entre “Borrar reglas de las celdas seleccionadas” o “Borrar reglas de toda la hoja de trabajo”.

Esto hace que cualquier regla que se haya aplicado a las celdas seleccionadas se borre por completo, sin dejar rastro.

Además del formato de “Escalas de color”, que se utilizó en el ejemplo anterior, también puede utilizar las opciones “Barras de datos” y “Conjuntos de iconos”, que también siguen los mismos pasos para la aplicación o eliminación. Esperamos que estos consejos te hayan ayudado a mejorar el uso de hojas de cálculo y a aumentar aún más tu productividad.